Tạp Vụ Văn Phòng Là Làm Gì? Các Công Việc Đảm Nhận

Q: Tạp vụ văn phòng là gì?

Tạp vụ văn phòng là một nghề thường được đảm nhận bởi những nhân viên lao động phổ thông công việc chính thường được chia làm 4 nhóm chính: Vệ sinh văn phòng Phục vụ ăn uống Hỗ trợ công việc văn thư, hành chính Không phân loại vào đâu cả.

Nhiều người lao động, cũng người phụ trách văn phòng, công ty không biết được công việc của tạp vụ văn phòng là làm gì? Cần và được trả lương bao nhiêu? Bài viết sau TKT Maids giúp bạn tìm hiểu chi tiết công việc tạp vụ văn phòng, công ty hiện nay. Đồng thời cho biết cơ cấu chi phí lương để trả cho nhân viên tạp vụ văn phòng, công ty

NỘI DUNG

1. Tạp vụ văn phòng là làm gì?

Tạp vụ văn phòng là một nghề thường được đảm nhận bởi những nhân viên lao động phổ thông công việc chính thường được chia làm 4 nhóm chính:

Vệ sinh văn phòng
Phục vụ ăn uống
Hỗ trợ công việc văn thư, hành chính
Không phân loại vào đâu cả.

Thời gian làm việc của nhân viên tạp vụ văn phòng thường là 8h/ngày, bắt đầu sớm hơn các nhân viên văn phòng bình thường từ 1-2h và kết thúc công việc sớm hơn.

Chế độ lao động: thời vụ hoặc hợp đồng không thời hạn và được đóng bảo hiểm và các chế độ lương thưởng, nghỉ lễ… như các nhân viên văn phòng bình thường khác.

Chế độ nghỉ lễ: theo chế độ nghỉ lễ, tết của nhà nước Việt Nam. Nếu làm việc ngày lễ, tết được tính 2-3 ngày lương bình thường và được nghỉ bù vào thời gian thích hợp.

Chúng ta sẽ đi sâu vào mô tả chi tiết công việc 4 nhóm công việc chính của tạp vụ văn phòng ở bên dưới để chúng ta có một hình dung chính xác tạp vụ văn phòng là gì? tạp vụ văn phòng làm gì?

Hình ảnh: cung cấp tạp vụ công ty TKT Maids

2. Mô tả công việc tạp vụ văn phòng

Mô tả chi tiết công việc của tạp vụ văn phòng theo 4 nhóm công việc chính như sau.

2.1. Vệ sinh văn phòng

Mục đích: hoàn thành việc vệ sinh tại khu vực được giao, đảm bảo môi trường làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng.

Công việc cụ thể của nhân viên tạp vụ văn phòng khác nhau giữa các công ty, khu vực, địa điểm. Nhưng cơ bản sẽ bao gồm:

STT	Khu vực	Hạng mục công việc		Tần suất
			Hàng ngày	Hàng tuần	Hàng tháng
1	Sàn	Quét và lau sàn	X
		Thu gom rác nổi	X
2	Cửa ra vào, kính	Lau chùi bụi cửa ra vào, các khung cửa	X
		Lau chùi đốm tay cửa kính (dưới 3m)	X
3	Phòng làm việc	Quét và lau sàn	X
		Thu gom rác nổi	X
4	Thang bộ	Quét và lau sàn	X
		Lau tay vịn		X
5	Toilet	Quét và lau sàn	X
		Vệ sinh thiết bị toilet (bồn cầu, bồn tiểu, lavabo, gương soi, kính, …….)	X
6	Tổng vệ sinh	Thang bộ, toilet		X
		Quét mạng nhện			X

2.2. Phục vụ văn uống

Mục đích: đảm bảo nhu cầu ăn uống của nhân viên, ban lãnh đạo công ty.

Công việc hàng ngày:

Phục vụ đồ ăn, nước uống hàng ngày cho nhân viên, ban lãnh đạo công ty gồm bữa sáng, bữa trưa.
Đi chợ, nấu ăn hàng ngày nếu có yêu cầu.
Rửa chén, bát sau khi ăn, uống.

Công việc đột xuất:

Phối hợp với bộ phận tiếp tân chuẩn bị đồ ăn, nước uống kịp thời cho các cuộc họp.
Chuẩn bị đồ ăn thức uống cho các buổi lễ, sự kiện của công ty

Hình ảnh: cung cấp tạp vụ văn phòng theo giờ

2.3. Hỗ trợ công việc văn thư, hành chính

Mục đích: hỗ trợ thêm cho nhân viên tiếp tân, văn thư, hành chính để đảm bảo công việc chung thông suốt.

Công việc có thể bao gồm:

Chuẩn bị giấy tờ photo, in ấn
Photo tài liệu, in ấn
Chuẩn bị quà tặng cho nhân viên, khách h các dịp lễ tết
Giám sát các nhà cung cấp dịch vụ khác tại văn phòng như: điện, nước, xây dựng, giặt thảm, giặt ghế, tổng vệ sinh văn phòng…

2.4. Nhóm các công việc không phân vào đâu

Mục đích: đây là những công việc phát sinh, tạp vụ, không được định danh trước khi nhận bản mô tả công việc chính thức, nhưng góp phần hoàn thành mục tiêu chung của văn phòng công ty.

Công việc có thể bao gồm:

Chuẩn bị các công việc cho sự kiện đặc biệt của công ty
Trang trí phòng ốc vào dịp lễ tết, sinh nhật, đón đối tác…
Mua bán văn phòng phẩm, đồ ăn uống phát sinh hàng ngày…
Báo cáo kịp thời cho cấp quản lý khi phát hiện nhân viên văn phòng để quên tài sản sau khi sử dụng phòng họp hoặc sau khi rời vị trí làm việc.
Tiếp khách…

3. Yêu cầu đặc điểm đối với nhân viên tạp vụ văn phòng là gì?

Để phù hợp với công việc tạp vụ tại văn phòng, công ty, nhân viên tạp vụ thường có đặc điểm như sau:

Thật thà, vui vẻ, lịch sự, sạch sẽ.
Chăm chỉ, hiểu công việc, bố trí và làm việc gọn gàng, khoa học
Bảo quản và sử dụng tiết kiệm, hợp lý các công cụ dụng cụ và vật dụng vệ sinh được cấp phát.
Báo cáo đầy đủ các phát sinh về công việc nhanh chóng và kịp thời cho cấp quản lý.
Giới tính: có thể là nữ hoặc nam (thường là nữ chiếm 90%)
Độ tuổi: 24 – 60 tuổi

tạp vụ văn phòng pha trà nước — Hình ảnh: tạp vụ công ty pha trà nước

4. Cơ cấu lương của tạp vụ văn phòng?

Lương nhân viên tạp vụ văn phòng theo khảo sát mới nhất của chúng tôi từ 2tr (2,000,000 VNĐ) – 8tr (8,000,000 VNĐ)/tháng

Mức lương trung bình thấp: 4,300,000 tr/tháng

Mức lương trung bình cao: 5,400,000 tr/tháng.

Mức lương của tạp vụ văn phòng phụ thuộc nhiều vào mô tả và tính chất công việc cụ thể. Tuy nhiên cơ cấu về lương của tạp vụ văn phòng sẽ như sau:

Lương cơ bản: thường là lương tối thiểu theo quy định của Luật lao động do Quốc hội Việt Nam ban hành hàng năm. Lương tối thiểu vùng năm 2019 cụ thể như sau: vùng 1 (1 (Ví dụ TPHCM, Hà Nội) sẽ là 4,18 triệu đồng, tăng 200.000 đồng; vùng 2 là 3,71 triệu đồng, tăng 180.000 đồng; vùng 3 là 3,25 triệu đồng, tăng 160.000 đồng và vùng 4 tăng thêm 160.000 đồng lên mức 2,92 triệu đồng.
Thưởng trách nhiệm: 2-5% lương cơ bản hàng tháng
Thưởng thâm niên: tùy theo số năm công tác: 1-10% lương cơ bản hàng tháng
Thưởng lễ, tết khác: tùy theo tình hình tài chính của công ty
Thưởng tháng 13: tùy theo tình hình tài chính của công ty. Thường là 50%-200% lương cơ bản.
Thưởng độc hại (nếu có): tùy theo chính sách của mỗi công ty
Các khoản hỗ trợ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động tuân theo luật lao động hiện hành.

lương tạp vụ văn phòng - TKT Maids — Hình ảnh: lương tạp vụ văn phòng – TKT Maids

5. Tại sao nhân viên tạp vụ văn phòng vẫn chưa gắn bó với nghề?

Hiện nay tạp vụ văn phòng vẫn chưa là nghề được nhiều người coi trọng, gắn bó. Nhà nước hiện cũng chưa có sự đào tạo ngành nghề này một cách bài bản. Tình trạng này giống như nghề giúp việc gia đình. Các nhân viên làm việc một cách tự phát, theo kinh nghiệm và học hỏi từ các nhân viên văn phòng khác.

Một điểm nữa khiến người lao động vẫn chưa gắn bó với nghề tạp vụ văn phòng do mức lương thưởng còn thấp.

Từ thực trạng này, các công ty thường thuê dịch vụ cung cấp tạp vụ văn phòng bên ngoài để dễ quản lý chi phí, tìm người phù hợp nhanh, có nhân viên thay thế mỗi khi nhân viên tạp vụ văn phòng nghỉ ốm đau, bệnh tật hay việc riêng.

TKT Maids là một trong các công ty cung cấp dịch vụ văn phòng hàng đầu tại TPHCM, nơi bạn có thể tìm thấy những nhân viên tạp vụ văn phòng tốt và phù hợp.