Một kĩ năng quan trọng mà những người giúp việc thường không chú ý đến đó là kĩ năng nghe điện thoại. Tưởng nghe điện thoại là việc đơn giản, tuy nhiên để tạo ra sự cởi mở, thân thiện, thoải mái đối với người nghe, thì những người giúp việc cần phải rèn luyện điều này.
1. Những lời khuyên về kĩ năng nghe điện thoại cho người giúp việc
Dù người nói chuyện không đứng trước mặt bạn, tuy nhiên bạn luôn phải tỏ ra nồng nhiệt, quan tâm và cởi mở khi giao tiếp qua điện thoại. Điều này giúp người gọi thoải mái và dễ dàng nói chuyện với bạn hơn.
Thường thì, người giúp việc sẽ được chủ nhà nhờ nghe điện thoại khi họ vắng nhà, hoặc đang bận việc không nghe được. Do đó cách nghe điện thoại sẽ nên như sau:
- Dạ, Alô
- Khi được hỏi: “Cho tôi gặp Anh/Chị X, Y, Z” thì người giúp việc nói ngắn gọn lý do về việc Anh/Chị X, Y, Z đang không thể nghe được điện thoại.
- Giới thiệu về mình: “Tôi là… Xin chào Anh/Chị…”.
- Hỏi về mục đích cuộc gọi: Xin cho hỏi Anh/Chị tên gì? cần gặp Anh/Chị X, Y, Z có việc gì không ạ?
- Nếu người khách nói sẽ gọi lại sau, thì chào cảm ơn Anh/Chị.
- Nếu người khách muốn nhắn lại công việc thì hãy dùng cây bút và tờ giấy để ghi lại nội dung.
- Bạn có thể khéo léo dùng những yếu tố kích thích quá trình nói của người gọi: dạ, vâng…
- Khi không nghe rõ, thì nhẹ nhàng ngắt lời và hỏi lại.
- Khi có việc gấp cần làm, hoặc khẩn cấp, bạn có thể xin phép, chào, ghi lại số điện thoại để chủ nhà có thể gọi lại cho khách.
2. Những điều kiêng kị trong kĩ năng nghe điện thoại cho người giúp việc việc
Những điều sau bạn nên tránh khi nghe điện thoại
- Thái độ cáu gắt, khó chịu.
- Không được vừa ăn uống, ngáp vừa nói chuyện.
- Đừng nói quá to cũng đừng thì thầm khiến đầu dây bên kia phải liên tục hỏi lại. Đừng gào vào máy nhé, bạn đang quát thẳng vào tai người ta đấy.
- Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn vào những gì mình nói.
- Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích nào.
Bộ phận đào tạo dịch vụ giúp việc TKT Maids, rất mong những lời khuyên trên sẽ có ích để những người giúp việc làm việc tại TKT Maids ngày càng trở nên chuyên nghiệp hơn, được khách hàng yêu mến và tin tưởng hơn.
TKT Maids
