Thuê dịch vụ vệ sinh như thế nào? (Hướng dẫn dành cho người quản lý văn phòng)

Quản lý một văn phòng đi kèm với những thách thức và phần thưởng của nó, phải không? Bạn liên tục xử lý những trở ngại và áp lực mới nhằm nỗ lực làm cho ngày làm việc của mọi người thoải mái, an toàn và hiệu quả. Tuy nhiên, đó là một món quà để có thể cung cấp điều đó cho người khác và đó là điều mà bạn có thể rất tự hào. Bạn xứng đáng có được điều đó. 

Với tư cách là Người quản lý văn phòng, một trong những cách chính mà bạn tác động đến nhóm của mình là cải thiện và duy trì môi trường mà họ làm việc. Nhân viên của bạn xứng đáng được làm việc trong một môi trường hợp vệ sinh, kín đáo và không có phiền nhiễu. Nhân viên thường dễ dãi với các điều kiện tại nơi làm việc mà họ không thể kiểm soát. 

Mặc dù hầu hết các công ty yêu cầu nhân viên giúp giữ sạch không gian chung, nhưng nhân viên của bạn không được thuê để dọn dẹp văn phòng của bạn và bạn cũng vậy. Việc thuê một công ty vệ sinh thương mại có thể giảm bớt gánh nặng cho nhân viên để giữ mọi thứ sạch sẽ trong khi đảm bảo rằng môi trường văn phòng của bạn không bị ảnh hưởng. 

Trong hướng dẫn đầy đủ này để thuê dịch vụ vệ sinh thương mại; chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu những lợi ích của việc thuê một công ty vệ sinh; cách tìm kiếm các công ty có uy tín trong thành phố của bạn, cách nhận được mức giá tốt nhất cho dịch vụ vệ sinh và cách quản lý chúng thành công.

1. Lợi ích của việc thuê dịch vụ vệ sinh thương mại

Trước khi chúng tôi có thể khám phá cách thuê dịch vụ vệ sinh của bạn; bạn sẽ cần quyết định xem việc thuê ngoài công việc dọn dẹp văn phòng của bạn; có xứng đáng với chi phí và nỗ lực quản lý một nhà cung cấp khác hay không. Sau đó, chúng tôi sẽ đưa ra các khuyến nghị để giữ cho mối quan hệ này dễ quản lý; nhưng trước tiên, hãy xem xét 6 lý do chính sau đây để thuê dịch vụ vệ sinh: 

1.1. Môi trường làm việc tốt hơn

Bằng cách giữ cho văn phòng của bạn không chỉ sạch sẽ mà còn chuyên nghiệp không tì vết; bạn có thể đảm bảo sự hài lòng và năng suất làm việc của nhân viên cao hơn. Thay vì điều hướng xung quanh đống giấy tờ hoặc bắt đầu cuộc chiến tranh giành đồ ăn thừa trong phòng; nhân viên của bạn sẽ bận rộn làm công việc mà họ được thuê làm theo cách mà họ cảm thấy thoải mái. 

1.2. Chuyên môn và kinh nghiệm

Thay vì đổ trách nhiệm dọn dẹp cho nhân viên lễ tân, người dọn dẹp trong nhà hoặc một người quản lý văn phòng như bạn; hãy đi với những người chuyên nghiệp. Họ biết cách giữ cho mọi thứ được phủi bụi; làm sạch và vệ sinh một cách chuyên nghiệp và đúng quy cách. Bằng cách thuê một công ty vệ sinh; bạn sẽ yên tâm và tận hưởng cảm giác sạch sẽ hơn. 

1.3. Độ tin cậy và tính nhất quán

Thay vì quản lý lịch luân phiên nhiệm vụ của nhân viên hoặc nhân viên nội vụ nghỉ ốm; cần thời gian nghỉ ngơi và có thể đi làm công việc khác; hãy để công ty vệ sinh của bạn quản lý các thông tin chi tiết. Khi bạn dựa vào đội của họ thay vì của bạn; bạn có thể chắc chắn rằng ai đó sẽ có mặt ở đó vào thời gian đã định, dù mưa hay nắng.

1.4. Sự xâm lấn của mầm bệnh

Mặc dù nhân viên của bạn có thể dọn dẹp bàn làm việc và quản lý thùng rác của riêng họ; nhưng họ không nghĩ đến việc khử trùng bề mặt hoặc ngăn chặn vi trùng. Đội vệ sinh thương mại của bạn sẽ ở tất cả các khu vực có nhiều vi khuẩn. Đặc biệt là trong mùa lạnh và cúm; bạn sẽ được bảo vệ khỏi các lỗi văn phòng một cách tốt nhất có thể. 

1.5. Sự dễ dàng của việc quản lý một nhà cung cấp đáng tin cậy

Sử dụng nền dịch vụ vệ sinh văn phòng của TKT Maids; bạn có thể tìm được một nhà cung cấp đã được kiểm duyệt phù hợp với nhu cầu và yêu cầu cụ thể của công ty bạn. Sau đó, bạn có thể sử dụng phần mềm để quản lý lịch trình và thanh toán hóa đơn cho công ty vệ sinh – thật dễ dàng mà bạn sẽ không bao giờ muốn quay lại nhờ người dọn dẹp văn phòng hoặc tự mình quản lý mọi thứ. 

2. Khi nào nên thuê dịch vụ vệ sinh thương mại

Thời điểm thích hợp để thuê dịch vụ vệ sinh có thể khiến bạn hơi né tránh. Trừ khi văn phòng của bạn đang ở trong tình trạng hư hỏng hoàn toàn và không có ai để xử lý nó; bạn có thể đã tìm thấy một giải pháp thay thế cho loại công trình đó. 

Có lẽ bạn có một lịch luân phiên trong đó các thành viên trong nhóm đăng ký các công việc dọn dẹp cụ thể; hoặc bạn có một “anh chàng dọn dẹp” hoặc “phụ nữ dọn dẹp” đến dọn rác vào hàng tuần. Điều đó làm bạn không phải căng thẳng về việc tìm ra giải pháp tốt hơn  .

Dưới đây là một số dấu hiệu cảnh báo rằng đã đến lúc bạn nên thuê dịch vụ vệ sinh chuyên nghiệp định kỳ: 

2.1. Nhóm của bạn quá bận 

Mỗi bộ phận trong công ty đều có những công việc bận rộn riêng; họ hầu hết đều chú tâm vào công việc chính của mình và dần bỏ quên mọi công việc xung quanh. Đối với hầu hết các công ty, đây là lý do đủ để thuê dịch vụ vệ sinh để cắt giảm thời gian lãng phí trong nội bộ; cũng như tiết kiệm thời gian và chi phí vệ sinh văn phòng.

2.2. Tình hình vệ sinh hiện tại của bạn không làm giảm thiểu tình trạng bẩn của văn phòng

Cho dù bạn không hài lòng với mức độ sạch sẽ mà nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh hiện tại đang đạt được trong cơ sở của bạn; hay bạn có các mối quan tâm khác như chi phí, tính khả dụng hoặc nghi thức; thì bạn nên thực hiện chuyển đổi. Mặc dù việc tìm kiếm một nhà cung cấp mới và giới thiệu họ có thể mất thời gian và năng lượng; nhưng bạn sẽ kiếm lại được khoảng thời gian khi không còn giao dịch với một công ty hoặc nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh không đáng tin cậy nữa. 

2.3. Bạn vừa chuyển đến văn phòng của mình 

Không gian mới, quy tắc mới. Cho dù bạn là một công ty khởi nghiệp hoàn toàn mới, đang mở rộng sang các thành phố mới; một công ty ở xa mới tham gia lần đầu tiên hay bạn chỉ mới chuyển đến một văn phòng mới trong cùng một thành phố; thì đây là thời điểm thích hợp để thiết lập những kỳ vọng mới và các thủ tục để quản lý không gian của bạn. Đó cũng là lý do đủ để để nhóm dọn dẹp hiện tại của bạn đi hoặc cuối cùng là cho nhân viên của bạn thời gian nghỉ ngơi từ việc tự làm dọn dẹp văn phòng . 

3. Các dịch vụ điển hình do các công ty vệ sinh cung cấp

Nếu bạn chưa bao giờ thuê người dọn dẹp thương mại trước đây; bạn có thể tự hỏi bạn có thể yêu cầu họ làm gì. Danh sách này thay đổi tùy theo nhà cung cấp và chính sách tốt nhất khi bạn không chắc chắn là hỏi rõ ràng. Tuy nhiên, nhiều nhà cung cấp sẽ đưa ra danh sách các dịch vụ vệ sinh mà họ cung cấp trên trang web của họ. 

Các loại dịch vụ vệ sinh phổ biến nhất bao gồm:

• Dọn sạch / dọn thùng rác
• Làm sạch và khử trùng phòng tắm
• Bụi bề mặt
• Làm sạch gương, cửa sổ và màn hình
• Dự trữ giấy hoặc các nguồn cung cấp khác 
• Khử mùi và làm trong lành không gian

4. Cách tìm công ty vệ sinh văn phòng uy tín 

Khi bạn đã sẵn sàng để thuê một nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh văn phòng; bạn sẽ có những câu hỏi mới cần trả lời: Chúng tôi nên thuê ai? Làm thế nào để chúng tôi tìm thấy chúng? Làm cách nào để xác định xem chúng có phù hợp hay không? 

Cho dù bạn sử dụng thị trường dịch vụ chẳng hạn như của chúng tôi để tìm người dọn dẹp văn phòng hay bạn tìm kiếm một người độc lập, đây là 3 mẹo giúp bạn tìm một công ty vệ sinh địa phương để thuê: 

4.1. Giới thiệu (Lời truyền miệng) 

Khai thác mạng lưới các quản lý văn phòng khác hoặc nhân viên tại các công ty khác của bạn. Những người khen ngợi về đội vệ sinh của họ sẽ là một chỉ báo tốt về hiệu suất đạt yêu cầu và những người không nhận được đánh giá tích cực cũng nên được lưu ý. Nếu bạn không có mạng để tham khảo ý kiến, hãy đặt câu hỏi trên mạng xã hội; hoặc thực hiện một số tìm kiếm để xem ai đã đăng lời khen ngợi cho các nhà cung cấp của họ.

4.2. Đánh giá trực tuyến

Hãy xem Google, Twitter và Facebook để biết các công ty vệ sinh gần bạn. Sắp xếp theo những người có ít nhất đánh giá tổng hợp trung bình từ 4.0 trở lên – nhưng sau đó, hãy thực sự đọc các đánh giá. Bạn nên tìm kiếm các đánh giá tích cực liệt kê sự đúng giờ; chú ý đến từng chi tiết và dịch vụ đặc biệt. Đừng quên xem xét các đánh giá tiêu cực – trong khi chắc chắn một số trong số này được viết bởi một nhân viên hoặc khách hàng cũ bất mãn, nhiều người đang kể.

4.3. Quảng cáo 

Sử dụng Google để tìm kiếm các công ty vệ sinh văn phòng trong thành phố của bạn. Chú ý đến các quảng cáo hiển thị ở đầu trang kết quả tìm kiếm. Bạn cũng có thể tham khảo các tờ báo địa phương hoặc Trang vàng để biết các quảng cáo từ các công ty vệ sinh địa phương.

5. Bạn nên trả bao nhiêu cho việc dọn dẹp văn phòng?

Khi bạn bắt đầu khám phá các đề xuất từ ​​các công ty vệ sinh thương mại; bạn sẽ muốn xem xét nhiều yếu tố bao gồm số năm kinh doanh, đánh giá và danh tiếng, tính khả dụng và dịch vụ được cung cấp. Tuy nhiên, một yếu tố quan trọng cần xem xét là giá cả của dịch vụ và yếu tố đó phụ thuộc vào tất cả những yếu tố khác. 

Các công ty có nhiều kinh nghiệm hơn và phổ biến rộng rãi có xu hướng tính phí nhiều hơn các đội mới hơn hoặc nhỏ hơn. Cũng không có tiêu chuẩn chung cho chi phí dịch vụ dọn dẹp vì quy mô văn phòng của bạn; thành phố bạn đang ở và các dịch vụ bạn cần cũng có thể khác nhau. Cuối cùng, tiền thưởng và các khoản phí khác ảnh hưởng đến một số nhà cung cấp nhất định; trong khi những nhà cung cấp khác tính những khoản này vào giá niêm yết. 

Để có được mức giá tốt nhất có thể, hãy đảm bảo cung cấp cho mỗi đề xuất hai lần để tránh chi phí ẩn. So sánh chi phí của ít nhất 3 nhà cung cấp khác trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng. Hãy nhắm đến sự kết hợp giữa khả năng chi trả và chất lượng – rẻ nhất và đắt nhất đều có thể sai đối với bạn, và điều đó không sao cả. 

Dưới đây là một số mẹo để tạo RFP (Yêu cầu Đề xuất):

5.1. Hãy cụ thể

Khi nói đến RFP làm sạch thương mại của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn biết cụ thể về người nên gửi đề xuất, những gì họ nên đưa vào đề xuất của mình và điều gì có thể khiến một công ty nhất định không được bạn xem xét. Cho phép các nhà cung cấp tiềm năng của bạn tự loại bỏ trong vòng đầu tiên.

5.2. Truyền đạt những gì quan trọng nhất 

Các tính năng, đặc quyền, dịch vụ hoặc chi tiết cụ thể quan trọng nhất đối với bạn trong đội vệ sinh là gì? Điều quan trọng hơn là chúng kịp thời hay triệt để? Bạn muốn họ giao tiếp hay tránh xa? Bạn hiểu rõ nhất nhu cầu và băng thông của mình; vì vậy hãy xác nhận chúng từ trước. 

5.3. Biết nhu cầu của bạn trên quy mô

Bạn muốn nhóm vệ sinh của mình đến thăm thường xuyên như thế nào? Bạn sẽ xác định lịch trình đó và đồng quản lý nó như thế nào? Bạn cần thuê những loại vệ sinh nào? Những yếu tố nào sẽ liên quan hoặc thay đổi những kỳ vọng này? Đảm bảo rằng RFP của bạn giải quyết những vấn đề này. 

5.4. Đặt ranh giới

Những yếu tố đủ điều kiện nào sẽ giúp bạn xác định nhà cung cấp dịch vụ vệ sinh phù hợp nhất? Làm thế nào bạn có thể nói rõ những điều này với các nhà cung cấp tiềm năng? Bạn muốn họ trả lời những câu hỏi nào để giúp bạn lựa chọn rõ ràng hơn? 

5.5. Tổ chức các chuyến thăm trang web 

Khi bạn đã thu hẹp lựa chọn của mình xuống còn 3-5 đội vệ sinh có trường hợp tốt nhất, hãy mời họ tham gia. Khuyến khích các nhà cung cấp đến thăm, tham quan văn phòng và đặt câu hỏi cho họ . Điều này sẽ cung cấp cho bạn bức tranh đầy đủ về việc liệu họ có phù hợp với văn hóa và giao tiếp cho tổ chức của bạn hay không cũng như liệu họ có cảm thấy tự tin vào khả năng của mình để xử lý không gian của bạn hay không. 

Một khi bạn đã lựa chọn, hãy ký hợp đồng một cách thận trọng. Trước tiên, hãy cân nhắc một hợp đồng thử việc hoặc tạm thời, để kiểm tra vùng biển và xác định khả năng tồn tại của một thỏa thuận lâu dài hơn. Đảm bảo rằng cả hai bên đều sẵn sàng thương lượng lại khi có nhu cầu thay đổi. 

6. Giới thiệu một công ty vệ sinh mới

Khi bạn bắt đầu gia nhập công ty vệ sinh mới của mình, có một số điều bạn sẽ cần khắc phục. Phần lớn, công ty vệ sinh của bạn nên cùng bạn giải quyết những việc này. Tuy nhiên, bạn sẽ muốn thảo luận nội bộ và đưa ra quyết định về một số việc trước khi công ty vệ sinh bắt đầu hoạt động. 

Dưới đây là một số điều cần xem xét khi thuê một công ty vệ sinh mới:

6.1. Dụng cụ vệ sinh văn phòng

Ai cung cấp nguồn cung cấp mà công ty vệ sinh của bạn sẽ sử dụng? Nếu họ sử dụng nguồn cung cấp của riêng họ; bạn có yêu cầu họ sử dụng nguồn cung cấp cụ thể có mùi tối thiểu, không gây dị ứng hoặc thân thiện với môi trường không? Nếu bạn cần cung cấp nguồn cung cấp, đội vệ sinh của bạn có quen thuộc; và thoải mái với những gì bạn chọn sử dụng không? 

Bạn sẽ giao tiếp như thế nào khi những thứ cần được đổ lại và ai sẽ thay thế và đổ đầy những thứ này? Họ có lưu trữ tài liệu của họ trong văn phòng của bạn để sử dụng ở đó không? Nếu bạn cung cấp tài liệu của riêng mình, bạn sẽ lưu trữ chúng ở đâu và bạn sẽ cấp quyền truy cập cho chất tẩy rửa của mình như thế nào? Đội vệ sinh sẽ mang theo máy hút bụi, máy đánh bóng sàn hoặc các thiết bị và dụng cụ làm sạch khác của họ hay bạn sẽ phải cung cấp những thứ này? 

6.2. Lịch trình làm sạch

Bạn sẽ cần xác định tần suất đội dọn vệ sinh dự kiến ​​sẽ phục vụ văn phòng của bạn; vào những ngày và giờ nào và theo những cách nào. Xây dựng dự phòng cho những tuần rơi vào ngày lễ hoặc các sự kiện quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn.

6.3. Quyền truy cập vào văn phòng

Bạn muốn đội vệ sinh của mình vào tòa nhà bằng cách nào và qua lối vào nào? Họ sẽ cần mã, thẻ quẹt, hoặc chìa khóa để vào hay sẽ có người ở đó để cho họ vào? Nếu bạn yêu cầu bất kỳ bước nào khác cho quyền truy cập an toàn của họ; hãy đảm bảo rằng những bước đó đã được biết và thiết lập.

6.4. Chuẩn bị trước khi làm sạch

Trước khi nhóm vệ sinh của bạn đến mỗi ngày, mỗi tuần hoặc hàng tháng; họ cần nhóm của bạn làm gì? Họ có thích rác được loại bỏ khỏi thùng và đặt ở khu vực để thu gom không? Họ có cần thiết bị rút phích cắm, bề mặt thông thoáng hoặc tủ lạnh trống rỗng trước khi họ đến không? 

Trong trường hợp ngược lại, bạn cần họ làm gì trước khi họ rời đi? Bạn muốn họ bật hay tắt đèn? Họ có nên thực hiện bất kỳ sự quan tâm đặc biệt nào để thay thế các nguồn lực nhất định hoặc thiết lập lại các khu vực quan trọng của văn phòng không? Những hướng dẫn này cần phải rõ ràng và rõ ràng ngay từ đầu. Cách tốt nhất để đảm bảo rằng đội vệ sinh phù hợp với nhu cầu của bạn là trình bày nhu cầu của bạn một cách rõ ràng.

7. Mẹo quản lý một công ty vệ sinh thương mại

Khi công ty vệ sinh của bạn đã được giới thiệu và sẵn sàng hoạt động; bạn sẽ cần theo dõi và quản lý mối quan hệ với họ, giống như bất kỳ nhà cung cấp nào khác. Điều quan trọng là phải hiểu rằng các chất tẩy rửa thương mại của bạn xử lý nhiều văn phòng khác nhau, nơi các kỳ vọng và nhu cầu có thể khác nhau. 

Để đảm bảo thành công, hãy đảm bảo bạn giao tiếp và ghi lại những kỳ vọng theo cả hai hướng. Khi bất ngờ, thất vọng hoặc trở ngại phát sinh, hãy xử lý chúng kịp thời và cẩn thận. Quan trọng nhất, hãy đưa ra phản hồi một cách cởi mở và tìm kiếm nó một cách cởi mở. Nếu đội vệ sinh của bạn cảm thấy họ có thể đến gặp bạn với các vấn đề hoặc thắc mắc, bạn sẽ không bao giờ là người cuối cùng biết khi nào có sự cố hoặc hỏng hóc. 

Cuối cùng, để bắt kịp nhịp điệu có thể mất vài tuần hoặc thậm chí vài tháng. Hãy kiên nhẫn nhưng siêng năng trong việc truyền đạt những mong đợi và nhu cầu của bạn. 

Bạn đang muốn thuê một công ty vệ sinh đáng tin cậy cho văn phòng của mình? Tìm hiểu thêm về dịch vụ vệ sinh văn phòng của chúng tôi tại đây và yêu cầu báo giá miễn phí cho nơi làm việc của bạn.

Nguồn: Công ty Cung cấp Tạp vụ TKT Maids

Nguồn: Công ty Dịch vụ Tạp vụ TKT Maids